Zarządzanie wierzytelnościami zaczyna się przed wystawieniem faktury. Jak zweryfikować kontrahenta?

Odzyskanie niezapłaconej należności często jest możliwe, zwłaszcza gdy wierzyciel szybko reaguje i korzysta ze wsparcia prawników. Bywa jednak trudne, gdy kontrahent stracił płynność, ma zaległości wobec wielu wierzycieli albo rozpoczyna restrukturyzację czy trafia w upadłość. Dlatego warto ograniczać to ryzyko wcześniej. Podstawowa weryfikacja kontrahenta zajmuje zwykle do godziny i w dużej części opiera się na bezpłatnych rejestrach. Trzeba tylko wiedzieć, gdzie szukać i jak interpretować znalezione informacje. Pomagamy!

Jeśli kontrahent jest spółką wpisaną do KRS, sprawdź najpierw, kto może ją reprezentować. Z rejestru dowiesz się m.in., czy umowę może podpisać tylko jeden członek zarządu. Sprawdzisz też skład zarządu, a w przypadku spółki z o.o. lub akcyjnej wysokość kapitału zakładowego. Zajrzyj też do odpisu pełnego i prześledź m.in. zmiany w zarządzie, siedzibie i innych danych spółki. Dostęp do KRS jest bezpłatny.

Co powinno wzbudzić ostrożność?

• Częste zmiany członków zarządu w krótkim czasie.
• Częste zmiany siedziby lub adresu (zwłaszcza razem z innymi niepokojącymi informacjami).
• Wpisy w dziale 4. dotyczące zaległości objętych egzekucją lub niezaspokojonych wierzytelności. 

Te sygnały jeszcze nie świadczą o tym, że firma nie zapłaci, ale sugerują, żeby sprawdzić ją dokładniej.

Jeśli kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, sprawdź go w CEIDG. Zobacz przede wszystkim, czy działalność jest aktywna, od kiedy jest prowadzona i czy nie została niedawno zawieszona lub wykreślona. W rejestrze znajdziesz też m.in. dane adresowe i informację o ewentualnym zakazie prowadzenia działalności gospodarczej.

Co powinno wzbudzić ostrożność?

• Działalność rozpoczęta zaledwie kilka tygodni wcześniej, zwłaszcza w zestawieniu z dużym zamówieniem z odroczonym terminem płatności.
• Zawieszenie działalności tuż przed planowaną transakcją.
• Adres w biurze wirtualnym w przypadku transakcji o wysokiej wartości – sam w sobie nie świadczy o możliwych problemach, ale uzasadnia dokładniejsze sprawdzenie kontrahenta.

Sam adres w biurze wirtualnym nie świadczy o problemach kontrahenta. W wielu modelach biznesowych jest rozwiązaniem całkowicie standardowym.

W Repozytorium Dokumentów Finansowych możesz bezpłatnie pobrać sprawozdania podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS; wystarczy znać numer KRS. Zacznij od bilansu i rachunku zysków i strat za ostatnie 2–3 lata. Sprawdź przede wszystkim kapitał własny i zobowiązania krótkoterminowe oraz jak na ich tle wygląda majątek obrotowy, czyli m.in. środki pieniężne, należności i zapasy. Porównaj dane z kilku kolejnych okresów.

Co powinno wzbudzić ostrożność?

• Ujemny kapitał własny.
• Gwałtowny wzrost zobowiązań.
• Zobowiązania krótkoterminowe wyraźnie przewyższające majątek obrotowy.
• Brak sprawozdania za ostatni wymagany okres mimo obowiązku jego złożenia.

Każdy z tych sygnałów wymaga jednak interpretacji w kontekście modelu działalności przedsiębiorstwa. Przykładowo sama przewaga zobowiązań krótkoterminowych nad majątkiem obrotowym nie przesądza jeszcze o problemach z wypłacalnością, ale może uzasadniać dokładniejszą analizę płynności, struktury aktywów i dynamiki zobowiązań.

Sprawozdania trafiają ponadto do repozytorium z opóźnieniem, więc niekoniecznie opisują obecną sytuację firmy.

Na białej liście sprawdzisz status kontrahenta jako podatnika VAT, datę ewentualnego wykreślenia lub przywrócenia do rejestru oraz zgłoszone rachunki bankowe. Dane możesz zweryfikować także na wybrany dzień.

Co powinno wzbudzić ostrożność?

• Kontrahent deklaruje, że jest czynnym podatnikiem VAT, ale wykaz tego nie potwierdza.
• Niedawne zmiany statusu VAT, których kontrahent nie potrafi wyjaśnić.
• Dane kontrahenta nie zgadzają się z informacjami przekazanymi podczas zawierania umowy.

Wszelkie niezgodności warto wyjaśnić przed przyjęciem zamówienia, wykonaniem usługi lub sprzedażą z odroczonym terminem płatności. 

Jeśli to Twoja firma płaci kontrahentowi, zweryfikuj również numer jego rachunku bankowego. Przy transakcjach objętych obowiązkiem płatności na rachunek znajdujący się w wykazie przelew na inny rachunek może powodować negatywne skutki podatkowe, w tym ograniczenie możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz odpowiedzialność solidarną za określone zaległości kontrahenta w VAT. Przepisy przewidują jednak mechanizmy pozwalające uniknąć tych konsekwencji, m.in. poprzez terminowe złożenie zawiadomienia ZAW-NR.

W Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ) sprawdzisz, czy kontrahent jest w trakcie restrukturyzacji lub upadłości oraz czy takie postępowania prowadzono wobec niego wcześniej. Znajdziesz tam również informacje o złożonych wnioskach dotyczących takich postępowań, prawomocnych zakazach prowadzenia działalności gospodarczej i określonych egzekucjach umorzonych z powodu ich bezskuteczności. KRZ jest jawny i dostępny bezpłatnie.

Co powinno wzbudzić ostrożność?

• Złożony wniosek o restrukturyzację lub ogłoszenie upadłości.
• Trwające postępowanie restrukturyzacyjne lub upadłościowe.
• Prawomocny zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.
• Egzekucja umorzona dlatego, że nie można było z niej uzyskać kwoty przewyższającej koszty egzekucyjne – to szczególnie mocny sygnał problemów z wypłacalnością.

W biurach informacji gospodarczej (BIG) sprawdzisz, czy wierzyciele zgłosili zaległe zobowiązania kontrahenta. W Polsce działa kilka BIG-ów, a każde z nich prowadzi własną bazę, dlatego brak wpisu w jednym nie oznacza, że firma nie figuruje w pozostałych. Zakres raportu i opłaty są różne w każdym biurze.

Informacji o problemach z płatnościami możesz szukać także na giełdach wierzytelności, na których wierzyciele wystawiają należności na sprzedaż. Takie ogłoszenie potraktuj jednak tylko jako sygnał do dalszego sprawdzenia – sam wpis nie potwierdza, że dług jest bezsporny.

Co powinno wzbudzić ostrożność?

• Zaległości wobec kilku wierzycieli.
• Wysoka łączna kwota zgłoszonych zobowiązań.
• Kilka zaległości powstałych w różnym czasie.
• Wierzytelności wobec kontrahenta wystawione na sprzedaż na giełdach.

Brak wpisu w BIG nie potwierdza dobrej kondycji finansowej firmy. Nie każda zaległość trafia do takiej bazy, a po spłacie zobowiązania wierzyciel usuwa wpis.

Rejestr Należności Publicznoprawnych (RNP) może być dodatkowym źródłem informacji o zaległościach publicznoprawnych kontrahenta. Do rejestru trafiają należności podlegające egzekucji administracyjnej, których łączna kwota wraz z odsetkami wynosi co najmniej 5000 zł.

Dostęp do informacji z RNP odbywa się za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego, ale jego zasady i zakres zależą m.in. od statusu sprawdzanego podmiotu. W określonych przypadkach uzyskanie danych wymaga odpowiedniego upoważnienia. Jeżeli z rejestru wynika istnienie istotnych zaległości publicznoprawnych, jest to sygnał, który warto uwzględnić przy dalszej ocenie kontrahenta.

Gdy planowana transakcja ma dużą wartość lub warunki współpracy są nietypowe, warto skorzystać z pomocy kancelarii oferującej zarządzanie wierzytelnościami. Prawnicy tej specjalizacji odzyskują zaległe płatności, ale także pomagają zapobiegać problemom z płatnościami. W tym celu m.in.:

• weryfikują kontrahentów;
• oceniają ryzyko konkretnej transakcji;
• opiniują lub przygotowują umowę, zwłaszcza stosowne zapisy umowne na wypadek problemów z zapłatą.

Zebrane informacje, a w bardziej złożonych przypadkach także wsparcie kancelarii, pomagają ocenić ryzyko i ustalić bezpieczne warunki współpracy. W zależności od wyniku weryfikacji można zmienić wartość zamówienia lub termin płatności, zażądać przedpłaty, podzielić płatność na etapy albo zastosować dodatkowe zabezpieczenie.