Kościerski PUP zwraca koszty wyposażenia stanowiska pracy. Jak rozliczyć refundację z PFRON?

Ile kosztuje przygotowanie stanowiska pracy dla osoby z niepełnosprawnością i kiedy pracodawca może odzyskać poniesione wydatki? Powiatowy Urząd Pracy w Kościerzynie przeznaczył na ten cel 54 tys. zł. Zgodnie z planem środki mają wystarczyć na sfinansowanie jednego stanowiska, choć ostateczna liczba podpisanych umów będzie zależała od wartości zaakceptowanego wyposażenia.

Program działa w formule refundacji, dlatego firma musi najpierw podpisać umowę, opłacić zakupy z własnych środków, zatrudnić skierowaną osobę i przygotować stanowisko do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Dopiero po zakończeniu tej procedury może otrzymać zwrot. Jakie wydatki zostaną zaakceptowane, jak je udokumentować i co zrobić, aby refundacja nie została zakwestionowana?

Kościerski nabór jest skierowany do pracodawców prowadzących działalność od co najmniej 12 miesięcy. Firma musi utworzyć nowe stanowisko i zatrudnić na nim w pełnym wymiarze czasu pracy osobę skierowaną przez PUP w Kościerzynie. Kandydat powinien być zarejestrowany jako osoba bezrobotna albo poszukująca pracy i niepozostająca w zatrudnieniu. Lokalny komunikat wskazuje w szczególności osoby ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.

Umowa wiąże pracodawcę na co najmniej 36 miesięcy. Przez cały ten okres trzeba utrzymywać utworzone stanowisko oraz zatrudnienie osoby spełniającej warunki programu. Refundacja jest pomocą de minimis, dlatego do wniosku dołącza się informacje o pomocy publicznej otrzymanej w wymaganym okresie.

Refundacja obejmuje udokumentowany koszt zakupu albo wytworzenia wyposażenia potrzebnego pracownikowi do wykonywania obowiązków. Mogą to być maszyny, urządzenia, narzędzia, meble, sprzęt komputerowy lub oprogramowanie, o ile wynikają z charakteru konkretnego stanowiska i zostaną zaakceptowane w umowie. Maksymalny ustawowy limit wynosi piętnastokrotność przeciętnego wynagrodzenia, jednak w kościerskim naborze rzeczywiste ograniczenie stanowi pula 54 tys. zł przeznaczona na całe zadanie.

Opis stanowiska powinien wskazywać czynności wykonywane przez pracownika, wymagane kwalifikacje, wymiar czasu pracy oraz potrzeby wynikające z rodzaju i stopnia niepełnosprawności. Te informacje trzeba następnie połączyć z listą planowanych zakupów. Formularz Wn-W wymaga podania osobno kosztu każdego elementu wyposażenia oraz kwoty objętej refundacją.

Przykładowo firma tworząca stanowisko pracownika administracyjnego może wskazać komputer, monitor, biurko, fotel i specjalistyczne oprogramowanie. Przy stanowisku produkcyjnym kosztorys może obejmować maszynę, narzędzia oraz wyposażenie zwiększające ergonomię pracy. Każda pozycja powinna wynikać z zakresu obowiązków, a jej parametry i cena muszą odpowiadać potrzebom opisanego stanowiska.

Koszty poniesione przed podpisaniem umowy ze starostą pozostają poza refundacją. Faktura wystawiona przed jej zawarciem nie zostanie objęta zwrotem, nawet gdy zakupione urządzenie będzie później używane przez zatrudnioną osobę. Dotyczy to również zaliczek, przedpłat i zamówień, które powodują wcześniejsze poniesienie kosztu.

Procedura refundacji przebiega chronologicznie w następujący sposób:

1. Złożenie wniosku: Pracodawca przedstawia opis planowanego stanowiska, listę wyposażenia, dane finansowe firmy oraz proponowaną formę zabezpieczenia zwrotu środków.

   Reklama

2. Ocena dokumentów: PUP sprawdza wniosek pod względem formalnym i merytorycznym. Ewentualne braki trzeba uzupełnić w terminie wskazanym przez urząd.

3. Negocjacje warunków refundacji: Urząd i pracodawca ustalają wysokość wsparcia, zakres finansowanego wyposażenia oraz szczegółowe obowiązki wynikające z programu.

4. Podpisanie umowy: Dopiero zawarcie umowy daje podstawę do rozpoczęcia zakupów objętych refundacją.

5. Zakup wyposażenia i zatrudnienie pracownika: Pracodawca finansuje zaakceptowane urządzenia, meble lub narzędzia oraz zatrudnia osobę skierowaną przez PUP.

   Reklama

6. Przekazanie dokumentów do rozliczenia: Do urzędu trafiają faktury, dowody zapłaty, umowa o pracę, orzeczenie o niepełnosprawności oraz zestawienie poniesionych kosztów.

7. Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy: PIP ocenia, czy stanowisko spełnia wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz czy zostało właściwie dostosowane do potrzeb zatrudnionej osoby.

8. Wypłata refundacji: Po otrzymaniu pozytywnej opinii PIP urząd przekazuje pracodawcy zwrot zaakceptowanych kosztów.

Przepisy przewidują do trzech miesięcy od zawarcia umowy na poniesienie wskazanych kosztów i zatrudnienie pracownika. Kopię umowy o pracę, orzeczenie o niepełnosprawności, zestawienie kosztów i dowody ich poniesienia trzeba przedstawić w ciągu siedmiu dni od ostatniego zakupu. Jeżeli dokumenty potwierdzające wydatki nie zostaną dostarczone w ciągu sześciu miesięcy od zawarcia umowy, umowa wygasa.

Wsparcie biura rachunkowego może rozpocząć się jeszcze przed złożeniem wniosku. Kościerski PUP analizuje sytuację finansową pracodawcy, dlatego firma musi przedstawić dokumenty odpowiadające stosowanej formie księgowości. Podmioty prowadzące księgi rachunkowe dołączają bilans oraz rachunek zysków i strat za ostatnie dwa lata obrotowe. Pozostali przedsiębiorcy przedstawiają roczne zeznania podatkowe wraz z potwierdzeniem ich złożenia. Firma działająca krócej przekazuje dokumentację obejmującą co najmniej 12 miesięcy działalności.

Biuro księgowe może przygotować wymagane zestawienia, sprawdzić zgodność danych finansowych i ocenić, czy planowane zakupy będą ujmowane jako wyposażenie, środki trwałe albo bieżące koszty. Taka kwalifikacja wpływa później na ewidencję majątku, amortyzację, rozliczenie VAT oraz podatkowe skutki otrzymanej refundacji.

Na etapie realizacji umowy księgowość powinna kontrolować, czy faktury odpowiadają zaakceptowanej liście zakupów, czy zawierają prawidłowe dane nabywcy i czy każda płatność ma potwierdzenie. Szczególnej uwagi wymagają zakupy obejmujące kilka elementów, koszty dodatkowe oraz faktury, na których pojawiają się pozycje nieobjęte dofinansowaniem.

Obsługa księgowa trwa również po wypłacie refundacji. Biuro ujmuje otrzymane środki w ewidencji, ustala wartość początkową zakupionego majątku, wyłącza z kosztów odpowiednią część odpisów amortyzacyjnych i przechowuje dokumentację potrzebną podczas ewentualnej kontroli. Dzięki temu rozliczenie przed urzędem pozostaje spójne z rozliczeniami podatkowymi firmy.

Iwona Sikorska, specjalistka ds. księgowości biura rachunkowego iKsięgowa, wypowiada się o tej procedurze nastepująco:

„Przy refundacji z PFRON księgowość powinna włączyć się do pracy jeszcze przed złożeniem pierwszego zamówienia. Należy ustalić, które zakupy będą środkami trwałymi, jak zostanie rozliczony VAT i jaka część odpisów amortyzacyjnych będzie mogła trafić do kosztów podatkowych. Po otrzymaniu faktur sprawdzamy ich zgodność z umową, zaakceptowanym kosztorysem oraz potwierdzeniami zapłaty. Dzięki temu dokumentacja przekazana do urzędu odpowiada zapisom w ewidencji księgowej, a przedsiębiorca ogranicza ryzyko zakwestionowania części refundacji podczas rozliczenia lub kontroli”

Zakup potwierdza faktura, rachunek albo inny dowód poniesienia kosztu zaakceptowany w umowie. Dokumentacja powinna obejmować również potwierdzenie zapłaty. Przy przelewie będzie to wyciąg bankowy lub potwierdzenie transakcji, a przy płatności gotówkowej dokument jednoznacznie potwierdzający uregulowanie należności.

W przypadku samodzielnego wytworzenia wyposażenia potrzebna jest ocena techniczna rzeczoznawcy wraz z wyceną. Koszt wykonania tej ekspertyzy pokrywa pracodawca. Cenę nabycia i koszt wytworzenia ustala się zgodnie z przepisami o rachunkowości. Oznacza to, że księgowość powinna wcześniej określić, które wydatki zwiększają wartość danego składnika majątku, a które stanowią osobne koszty.

Zmiana modelu urządzenia, ceny, dostawcy lub zakresu wyposażenia wymaga sprawdzenia zapisów umowy. Pracodawca ma obowiązek informować urząd o zmianach dotyczących realizacji przedsięwzięcia w ciągu siedmiu dni od ich wystąpienia. Sama umowa oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej.

Refundacją można objąć wyłącznie tę część VAT i podatku akcyzowego, której pracodawca nie ma prawa odliczyć. Czynny podatnik VAT wykorzystujący zakup wyłącznie do sprzedaży opodatkowanej wykazuje więc zasadniczo wartość netto wyposażenia. Podmiot zwolniony z VAT może ująć w kosztorysie wartość brutto, ponieważ podatek naliczony pozostaje dla niego kosztem zakupu.

Przy działalności mieszanej część VAT może podlegać odliczeniu według proporcji. W kosztorysie refundacji uwzględnia się wtedy jedynie kwotę pozostającą po stronie pracodawcy. Status VAT oraz sposób wykorzystania urządzenia trzeba ustalić przed podpisaniem umowy, ponieważ wpływają one bezpośrednio na wysokość kwalifikowanego wydatku.

Zakupiona maszyna, komputer lub inne urządzenie może spełniać warunki uznania za środek trwały. Decydują między innymi przewidywany okres używania, kompletność, zdatność do pracy oraz przeznaczenie na potrzeby działalności. Wartość początkową ustala się z uwzględnieniem prawa do odliczenia VAT oraz kosztów bezpośrednio związanych z przygotowaniem składnika do używania.

Podatkowe rozliczenie refundacji zależy od formy prawnej firmy, sposobu opodatkowania i rodzaju zakupionego majątku. Wspólną zasadą pozostaje wyłączenie z kosztów podatkowych tej części odpisów amortyzacyjnych, która odpowiada wartości środka trwałego pokrytej refundacją. Przedsiębiorca zachowuje prawo do amortyzowania całego urządzenia w ewidencji, ale do kosztów uzyskania przychodów zalicza wyłącznie odpisy przypadające na część sfinansowaną z własnych pieniędzy.

Przykładowo urządzenie kosztuje 60 tys. zł netto, a refundacja pokrywa 48 tys. zł. Środki własne pracodawcy wynoszą 12 tys. zł, czyli 20 proc. wartości. Podatkowym kosztem może być w takim układzie 20 proc. każdego odpisu amortyzacyjnego. Dokładne ujęcie otrzymanych środków trzeba dopasować do PIT albo CIT i zasad stosowanych przez konkretną firmę.

W jednostkach prowadzących księgi rachunkowe środki otrzymane na zakup aktywów trwałych ujmuje się zasadniczo jako rozliczenia międzyokresowe przychodów. Kwota jest następnie odnoszona do pozostałych przychodów operacyjnych równolegle do amortyzacji sfinansowanego składnika. Pozwala to rozłożyć wpływ refundacji na okres ekonomicznego używania wyposażenia.

Rozwiązanie umowy o pracę przed upływem 36 miesięcy uruchamia obowiązek znalezienia kolejnej uprawnionej osoby. Pracodawca ma na to trzy miesiące. Nowy pracownik musi spełniać te same wymagania co poprzedni. Przerwy potrzebnej na przeprowadzenie rekrutacji nie zalicza się do wymaganego okresu 36 miesięcy.

Brak zastępstwa wiąże się ze zwrotem części otrzymanych środków. Kwotę oblicza się jako 1/36 refundacji za każdy miesiąc brakujący do zakończenia wymaganego okresu, przy czym zwrot wynosi co najmniej jedną szóstą całej pomocy. Do należności mogą zostać doliczone odsetki liczone jak od zaległości podatkowych.